5. Bakgrundskontroll
Referenstagning
Det är obligatoriskt att ta referenser i alla processer. Digital referenstagning finns inlagt och automatiserat på våra jobbmallar när du skapar en ny annons.
En digital referenstagning innebär att mejl och sms skickas till kandidaten som uppmanas att ge kontaktuppgifter till två referenser. Därefter kontaktas de automatiskt på mejl och sms, förutsatt att kandidaten fyllt i båda fälten. När referenserna svarat sammanställs en rapport till dig som du läser i Teamtailor, direkt på kandidatkortet. Se manual "Digital referenstagning" för att läsa mer om digital referenstagning via Refapp.
På kandidatkortet under "intervjuer" kan du klicka på "lämna feedback" så kommer referensfrågorna upp om du vill veta vilka frågor som ställs, alternativt om kandidaten ber om att bli uppringd istället. Använd då formuläret och fylli kandidatens svar i noteringsrutorna. Om du vill addera egna frågor skriver du dem samt kandidatens svar i sista noteringsrutan. Tänk på att enbart skriva referentens svar och inte dina tolkningar eller egna åsikter.
Referenstagning i Teamtailor
-
Hur sätter man i gång en digital referenstagning?
Klicka och dra kandidatkortet till kolumnen ”Digital referenstagning”.
Nu skickas mail och sms från Refapps portal till kandidaten, kandidaten ombeds ange sina referensgivares telefonnummer och email. Därefter skickas ett liknande mail och sms till referensgivaren.
När samtliga referensgivare har slutfört formuläret skickas en notis till rekryteraren, förutsatt att rekryterarens profil har inställningen att få notis när ”Resultat från partners är klara”. Kontakta Teamtailors support via chatten om du behöver hjälp.
Kandidatkortet flyttas per automatik till kolumn ”Klar referensrapport” när samtliga referenser är genomförda. -
Läs referensrapporten via kandidatkortet
Under varje kandidatkort kan du sedan läsa den färdiga referensrapporten.
ID kontroll
Du ska alltid kontrollera identitet innan du anställer. Detta för att kunna styrka din framtida medarbetares medborgarskap. Man kan styrka sitt medborgarskap genom att visa antingen pass, nationellt ID-kort eller personbevis för anställning (kan beställas med e-legitimation på Skatteverkets hemsida) tillsammans med id-handling så som t.ex. körkort. Om personen inte har ett svenskt id-kort eller pass måste hen styrka att den har arbetstillstånd innan du kan genomföra anställningen. Observera att om det krävs körkort i tjänsten måste du kontrollera att personen har ett giltigt sådant.
När du genomför ID-kontroll vid nyanställning kan det förekomma att personen inte har en svensk legitimation. Du behöver då säkerställa att personen får arbeta i Sverige, för att undvika straffansvar som arbetsgivare. Kraven från myndigheter kan skilja sig åt beroende på om personen har ett uppehållstillstånd, är asylsökande eller har ett tillfälligt uppehållstillstånd. Här hittar du "Checklista för kontroll av arbetstillstånd" . Om du är osäker på något av nedan så tveka inte att fråga din HR-Affärspartner.
Kontroll
-
Kontroll av blivande legitimerad personal.
Innan du erbjuder en anställning till en kandidat som söker en HSL roll (legitimerad personal) måste du säkerställa att samtliga krav för HSL legitimationen är uppfyllda för den specifika rollen. Läs mer i stöddokument som visar hur du går tillväga för att begära ut handlingar.
-
Utdrag från belastningsregistret
Om kandidaten ska anställas inom en verksamhet där man behöver visa upp godkänt utdrag från belastningsregistret innan anställning ska detta alltid kontrolleras före du gör ett muntlig avtal om anställning. Läs mer om hur här i dokumentlänk "utdrag ur belastningsregistret". Stäm av med din chef om du inte vet om din verksamhet, region eller sektor kräver utdrag från belastningsregistret.
